La fecha de vencimiento que debe indicar en la factura emitida, debe corresponderse con la fecha de pago contractual, de acuerdo al tipo de contratación, según lo que se detalla en el cuadro siguiente:
TIPO DE CONTRATACIÓN
FECHA DE VENCIMIENTO MÍNIMA
EJEMPLO
COMPRAS DIRECTAS
(pedidos que comienzan con W)
30 días contados a partir de la fecha de emisión de la factura
Fecha de emisión de factura: 15/04/xxxx
Fecha de vencimiento mínima: 15/05/xxxx
COMPRAS DIRECTAS DE USUARIO
(pedidos que comienzan con 11)
30 días contados a partir de la fecha de emisión de la factura
Fecha de emisión de factura: 15/04/xxxx
Fecha de vencimiento mínima: 15/05/xxxx
CONTRATACIONES CONDICIÓN DE PAGO CONTADO
10 días contados a partir de la fecha de emisión de la factura
Fecha de emisión de factura: 10/05/xx
Fecha de vencimiento mínima: 20/05/xx
FLETEROS
Último día del mes siguiente de la fecha de emisión de la factura
Fecha de emisión de factura: 10/05/xx
Fecha de vencimiento mínima: 30/06/xx
LICITACIONES
Último día del mes siguiente de la fecha de emisión de la factura
Fecha de emisión de factura: 10/05/xx
Fecha de vencimiento mínima: 30/06/xx
PEDIDO CONTRATO MARCO
Último día del mes siguiente de la fecha de emisión de la factura
Fecha de emisión de factura: 10/05/xx
Fecha de vencimiento mínima: 30/06/xx
VENTA DE ENERGÍA (GRANDES CONTRIBUYENTES) Y MERCADO SPOT
Último día del mes en el que se emite la factura
Fecha de emisión de factura: 10/05/xx
Fecha de vencimiento mínima: 31/05/xx
VENTA DE ENERGÍA MICROGENERADORES
10 días contados a partir de la fecha de emisión de la factura
Fecha de emisión de factura: 10/05/xx
Fecha de vencimiento mínima: 20/05/xx
Para saber si fue RECIBIDA o RECHAZADA
Una vez que el CFE emitido por el proveedor llega a UTE, el proveedor recibirá, en su casilla de correo inscripta en DGI, un acuse de recibo según corresponda:
Cuando se recibe un sobre/comprobante (Factura, Nota de Crédito, etc.) UTE envía en forma automática, un correo electrónico con un RECIBIDO a la casilla de correo que emitió la factura (casilla inscripta en DGI). En este estado el CFE fue recibido, pero aún no ha sido procesado por parte de UTE.
Cuando se rechaza la factura, UTE envía un correo electrónico con un RECHAZADO, y además se indican LOS MOTIVOS DE RECHAZO. Esta información se envía a la casilla de correo que emitió la factura (casilla inscripta en DGI) o a la casilla de correo que la empresa haya registrado en RUPE. Se recomienda Ver Pregunta frecuente 11
Para saber si fue INGRESADA:
Una vez que el CFE emitido por el proveedor llega a UTE, el proveedor recibirá, en su casilla de correo inscripta en DGI, un acuse de recibo. Cuando se contabiliza la factura, UTE envía un correo electrónico con un ACEPTADO, a la casilla de correo que emitió la factura (casilla inscripta en DGI).
Además, pueden realizar el seguimiento de las facturas que fueron ingresadas (y cuales se encuentran próximas a ser pagas), a través del sitio web de UTE, ingresando con usuario y contraseña, haciendo Clic Aquí
Es importante revisar las casillas de correo, o de lo contrario solicitar a los proveedores de software de factura electrónica que cada empresa proveedora tenga, un reporte con el estado de sus facturas.
Los pagos se realizan en las cuentas bancarias registradas en el Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE) por la empresa proveedora, con alcance para “Todo el Estado Uruguayo”. Las mismas deben estar validadas en RUPE.
Los pagos se efectúan en la moneda en la cual fue hecha la adjudicación. Por lo que la empresa proveedora deberá tener registrada una cuenta en dicha moneda, para poder hacer efectivo el cobro de las facturas.
Se debe tener en cuenta que:
El proveedor debe tener cuenta bancaria registrada y validada en RUPE, en la moneda en que fue adjudicado.
Certificado Único de DGI y BPS vigentes al momento del pago de la factura.
En caso de corresponder, garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato y otras garantías que requiera la contratación, las cuales deberán estar presentadas y vigentes.
En caso de tener cesión de créditos, los Certificados Únicos de DGI y BPS de cedente y cesionario deben estar vigentes al momento del pago de la factura.
Al momento de ingresar las facturas en el proceso de pago, se controla la vigencia de los certificados de DGI y BPS de las empresas proveedoras. Los mismos deberán encontrarse vigentes al momento en que se hará efectivo el pago de las facturas. Se realizará el pago una vez regularizada la situación.
Si la empresa se encuentra clausurada y aún mantiene facturas pendientes de cobro con nuestro Organismo, el proveedor deberá solicitar el “Certificado Especial por Liquidación” en DGI y BPS.
Una vez obtenidos, deberán enviarlos escaneados a la casilla de correo electrónico: atteacreedores@ute.com.uy
Luego de que el Dpto. Atención y Registro de Acreedores reciba los certificados vía correo electrónico, se controla que la fecha de emisión de las facturas sea anterior a la fecha de clausura de la empresa. Si todo es correcto, se continuará con el trámite que corresponda para efectivizar el pago de las facturas pendientes.
UTE ha sido designado como agente de retención de algunos impuestos, por lo tanto, en los casos que se detallan a continuación, el importe facturado por el proveedor (impuestos incluidos), no coincidirá con el pago realizado por parte de UTE.
OPERACIONES
IMPORTE A RETENER POR UTE
NORMATIVA
Operaciones de Contribuyente de I.V.A.: por ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Retención de IVA 60%
Decreto 528/003
ARRENDAMIENTOS DE INMUEBLES
IRPF 10,5%
Título 7 Texto Ordenado 1996 y Decreto 148/007
PRESTACIONES DE SERVICIOS DE SALUD AL:
- Estado
- Inst. de Asistencia Médica Colectiva
- Inst. Medicina de Emergencia
- Inst. Medicina Altamente especializada
- Comisión de apoyo a unidades ejecutoras del MSP
- Inst. de asistencia médica integral comprendidas en Inc. 2 Art. 6° Dto 276/007
- Reventa de servicios de salud porlas entidades mencionadas anteriormente
Retención IVA 90% - Servicios Salud
Decreto 220/98 Art 8 BIS
SERVICIOS DE CONSTRUCCIÓN contratados en regimen de LICITACIÓN PÚBLICA
* Para U.T.E. los pedidos comienza con la letra P
Retención I.V.A. 40% - Obra régimen Licitación Pública
Decreto 528/003 - Obra Pública
SERVICIO DE: SEGURIDAD; LIMPIEZA (higiene y aseo) y VIGILANCIA
* Cuyo monto mensual exceda los $ 40.000. (excluído I.V.A.).
Retención IVA 90% y Retención IRAE 2,5%
Decreto 194/000
Prestadores de SERVICIOS PERSONALES
Retención IRPF 7%
Título 7 Texto Ordenado 1996 y Decreto 148/007
VENTA DE ENERGÍA ELÉCTRICA realizadas a UTE
Retención 60% IVA y Retención Tasa URSEA 2/000 %
Decreto 134/017
Por los importes retenidos se emitirán comprobantes, según corresponda:
Resguardos.
Informe sobre retenciones realizadas de la tasa de URSEA.
Se deberá enviar el sobre que contiene la factura electrónica (formato .XML), a la casilla de UTE registrada en DGI.
Para obtener la casilla:
Se debe ingresar en la página www.dgi.gub.uy: opción e-factura.
Allí indicar RUT, CI y clave.
En entorno de Producción ir a: Consulta, y luego a e-mail de emisores.
En los e-mails de emisores deberá buscar cual corresponde a UTE.
Para emisores de COMPROBANTES ELECTRÓNICOS:
Cada vez que UTE rechace un comprobante fiscal electrónico, llegará un correo electrónico a la casilla de correo que emitió la factura (casilla inscripta en DGI) o a la casilla de correo que la empresa haya registrado en RUPE. En dicho correo electrónico puede visualizar el número de CFE rechazado y el motivo del mismo (RECHAZADO).
Se informa además que, a la casilla de correo electrónico antes mencionada, también UTE envía un acuse de recibo cuando el comprobante ingresa a nuestro sistema (RECIBIDO), y otro acuse cuando es ingresado (ACEPTADO).
* Se exhorta a que las empresas proveedoras revisen las casillas de correo electrónico o soliciten a su proveedor de facturación electrónica, un reporte con el estado de facturas.
Para emisores de FACTURA PAPEL:
Se le enviará a la empresa proveedora (al correo electrónico registrado en RUPE), o a la unidad de UTE según corresponda.
En caso de contener algún error u omisión (motivo por el cual deba ser rechazada) se le enviará a la empresa proveedora (al correo electrónico registrado en RUPE), o a la unidad de UTE según corresponda, un correo electrónico indicando el motivo de rechazo del comprobante, para que pueda ser subsanado.
* Se recuerda a las empresas proveedoras, que la comunicación con UTE será exclusivamente a través del correo electrónico registrado en RUPE por las mismas.
Motivos por los cuales un CFE emitido no llega a UTE:
Se generó un rechazo automático del CFE por parte del sistema informático de UTE:
En este caso, se recomienda que el proveedor revise periódicamente su casilla de correo electrónico registrada en DGI, para obtener información acerca de los acuses de recibo (RECIBIDO), aceptación (ACEPTADO) o rechazo (RECHAZADO) de los CFE emitidos y enviados a UTE.
De esta forma, puede visualizar si el CFE tuvo algún rechazo automático.
Los rechazos automáticos se pueden dar por diferentes motivos, como ser:
Formato de sobre incorrecto Firma electrónica no válida Certificado vencido/inválido Sumatoria de montos en XML no coincide
En este caso se recomienda que la empresa proveedora contacte a su proveedor de software de facturación electrónica para subsanar el error y según corresponda, reenvíe el sobre en formato XML que contiene el CFE emitido o emita Nota de Crédito (mencionando número de factura que anula) y nueva factura con fecha actual.
Problemas de sincronización entre sistemas informáticos
En este caso se recomienda que la empresa proveedora contacte a su proveedor de software de facturación electrónica, para poder reenviar el sobre que contiene el CFE emitido (en formato XML) a la casilla de UTE registrada en DGI.
El proveedor no envió el sobre XML por el CFE emitido, a la casilla de UTE registrada en DGI:
En este caso se recomienda que la empresa proveedora contacte a su proveedor de software de facturación electrónica, para poder reenviar el sobre que contiene el CFE emitido (en formato XML) a la casilla de UTE registrada en DGI.
* Para obtener información acerca de la casilla de UTE registrada en DGIVer Pregunta frecuente 8
Luego de verificar los puntos anteriores, si el error persiste:
En este caso se recomienda emitir nota de crédito (haciendo referencia a la factura que se está anulando), y luego nuevo CFE con fecha actual, ò contactarse con la casilla: atteacreedores@ute.com.uy
CÓDIGO
MENSAJE DE RECHAZO
SIGNIFICADO
QUÉ HACER
E21
Descrip mercancía o servic no coincide c/adjudicación
Se recibe factura con detalle de la mercadería, la cual no coincide con la orden de compra y adjudicación
Emitir nota de crédito y contactarse con la Unidad Administradora de Contrato. Luego volver a facturar con fecha actual
E27
Rechazado por plazo excedido (AUTOMÁTICO)
La factura se presenta fuera de fecha
Emitir nota de crédito anulando la factura. Y luego emitir nueva factura corrigiendo el error
E29
Nota de crédito sin referencia o información
Se recibe nota de crédito sin referencia a la factura que está anulando
E30
Nota de crédito de factura no recibida
Se recibe nota de crédito, haciendo referencia a la anulación de una factura no recibida
E31
Falta informar compra y hoja de servicio o recepción de material
El CFE fue emitido sin alguno de los siguientes datos: número de compra (o pedido); hoja de servicio o recepción de material
Emitir nota de crédito y contactarse con la Unidad Administradora de Contrato para obtener información faltante. Luego volver a facturar con fecha actual
E32
Factura anulada con Nota de Crédito
Se recibió una factura y su respectiva nota de crédito anulándola
E33
Rechazo solicitado por la Unidad Administradora de Contrato
La Unidad Administradora de Contrato de UTE, solicita el rechazo de determinada factura
Contactarse con la Unidad Administradora de Contrato
E36
Diferencia en valores facturados con compra u hoja de servicio
No se factura de acuerdo a la adjudicación
Emitir nota de crédito y contactarse con la Unidad Administradora de Contrato. Luego volver a facturar con fecha actual
E37
Emisor de factura diferente al Adjudicatario
No coincide Emisor de CFE con la empresa que fue adjudicada
Emitir nota de crédito y contactarse con la Unidad Administradora de Contrato
E38
Razón Social Incorrecta
Razón social diferente a la registrada en DGI
Emitir nota de crédito anulando la factura. Y luego de corregido en el sistema de facturación, emitir nueva factura corrigiendo el error
E40
Sin garantía
No existe garantía depositada en UTE; o exite pero la misma se encuentra vencida
Subsanar el tema de la garantía y luego emitir nota de crédito y nueva factura con fecha actual
E41
Error en el tipo de documento emitido
No se corresponde el tipo de documento emitido (e-factura/e-ticket. Etc)
Verificar tipo de comprobante emitido. Emitir nota de crédito y nueva factura con fecha actual
E42
Error al establecer la forma de pago
Forma de pago debe ser CRÉDITO, excepto para las Facturas tramitadas por Fondo Fijo
Emitir nota de crédito anulando la factura. Y luego emitir nueva factura corrigiendo el error
E43
Factura de ajuste sin datos de factura básica
Factura de ajuste, que no informa factura básica que esta ajustando
Emitir nota de crédito anulando la factura. Y luego emitir nueva factura corrigiendo el error
E47
No se acepta anulación parcial en servicios
E48
No coincide la nota de crédito con factura que anula
Nota de crédito difiere con la factura que anula
Anular nota de crédito. Y luego emitir nueva Nota de Crédito corrigiendo el error
E49
Otros
Consultar a la casilla de correo electronico: atteacreedores@ute.com.uy indicando RUT y número de factura rechazada
E50
Falta describir servicio y período o mercancía
No coincide o no se informa el servicio, el período o mercancía entregada
Emitir nota de crédito anulando la factura. Y luego emitir nueva factura corrigiendo el error
E52
Indicador de impuestos incorrecto
No coincide el indicador de impuestos del servicio o bien facturado con lo dispuesto en la compra
Contactarse con la Unidad Administradora de Contrato
E57
Ajuste de factura básica rechazada
Factura de ajuste que referencia a la factura básica que ajusta, pero la misma fue rechazada
Emitir nota de crédito anulando la factura. Y luego emitir nueva factura corrigiendo el error
E58
Nota de crédito de factura rechazada
Nota de crédito de una factura, la cual fue rechazada. En este caso se rechaza nota de crédito también
E59
Hoja servicio o recepción asociada a factura anterior
Existe en nuestros registros informáticos una factura ingresada anteriormente, con los mismos datos de hoja de servicio o recepción informados en el nuevo CFE
Debe contactarse con la Unidad Administradora de Contrato, para obtener esta información
E60
Fecha vto. no se corresp. con la del pago contractual
Formato de sobre incorrecto